W działalności ogromnej większości przedsiębiorców przychodzi taki moment, kiedy postanawiają powierzyć prowadzenie swojej dokumentacji księgowej fachowcom. I wtedy pojawia się dylemat - jak wybrać dobre biuro rachunkowe? Na co zwracać uwagę?
Sama decyzja o konieczności rozpoczęcia współpracy z profesjonalnym biurem rachunkowym często pojawia się już w momencie rozpoczynania przez nas działalności gospodarczej. Często bywa też tak, że przez kilka-kilkanaście miesięcy radzimy sobie sami, ale w pewnym momencie dochodzimy do wniosku, że kosztuje nas to zbyt dużo czasu i nerwów, czy aby wszystko dobrze rozliczyliśmy?
Niezależnie od czasu, kiedy pojawia się ten problem powód jest zwykle ten sam - brak dostatecznej wiedzy i czasu na zajmowanie się tematem nie związanym ściśle z przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej. Przecież dość łatwo można dojść do wniosku, że czas "tracony" na samodzielną obsługę księgową własnej firmy możemy wykorzystać dużo bardziej produktywnie i w tym czasie zarobić więcej pieniędzy niż "zaoszczędzimy", unikając pomocy biura rachunkowego
Powierzenie prowadzenia swoich finansów komuś "z zewnątrz" wymaga poważnego rozważenia, czy ta osoba lub firma zasługuje na nasze zaufanie. Księgowość jest bowiem obszarem wymagającym wiedzy, rzetelności, terminowości, a przede wszystkim opartego na wzajemnym zaufaniu współdziałania biura z przedsiębiorcą. Nie trzeba zatem nikogo przekonywać, jak ważną sprawą jest wybór odpowiedniego biura rachunkowego. Moim zdaniem najważniejsze kryteria, jakimi powinien kierować się przedsiębiorca zastanawiający się jak wybrać dobre biuro rachunkowe, można ująć następująco:
W najbardziej komfortowej sytuacji znajduje się przedsiębiorca, który ma możliwość zasięgnięcia opinii od swoich znajomych. Jeśli jednak nie ma wśród swoich znajomych klientów biur rachunkowych, to powinien sumiennie sprawdzić referencje przyznane biurom rachunkowym przez ich klientów zamieszczone często na stronach internetowych różnych biur - w takiej sytuacji jednak powinien tych referencji przestudiować jak najwięcej. Warto też skontaktować się z ich autorami, oczywiście jeśli jest taka możliwość.
Radzę wybrać biuro, które działa co najmniej od kilkunastu miesięcy, bo to gwarantuje spore doświadczenie we współpracy z przedsiębiorcami. Taki księgowy ma na pewno już spore doświadczenie w radzeniu sobie z ciekawymi i nietypowymi problemami, które mogą przerazić osobę początkującą.
W poprzednim punkcie wspomniałam o doświadczeniu. Ale przy sprawdzaniu jak wybrać dobre biuro rachunkowe warto też zwrócić uwagę jak wielu Klientów ma już analizowane biuro. Duże doświadczenie może wiązać się z dużą ilością obsługiwanych firm... a czy tego właśnie chcemy? Najbardziej polecam niewielkie biura - obsługujące od 20 do 50 klientów, bo taka ich liczba pozwala na poświęcenie każdemu Klientowi naprawdę dok ładnie takiej ilości czasu, jakiej potrzebuje. I gwarantuje, że jako Klienci biura rachunkowego nie będziemy czuć się lekceważeni.
Warto wybrać dobre biuro rachunkowe, które oferuje taką usługę - pozwala to przedsiębiorcy zaoszczędzić czas potrzebny na dotarcie co miesiąc do biura z dokumentami, a ponadto wizyty w siedzibie przedsiębiorcy pozwalają na lepsze poznanie i zrozumienie przez biuro specyfiki działalności prowadzonej przez klienta. Ma to ogromne znaczenie dla rzetelności i jakości obsługi Klienta przez biuro, nie mówiąc już o szybszym rozwiązywaniu nietypowych problemów księgowych, które mogą się pojawić w trakcie współpracy.
Z oczywistych powodów lepiej nie przepłacać, ale z kolei bardzo niska cena usług biura może sugerować, że albo obsługuje ono ogromną ilość Klientów lub też niedawno wystartowało i będziemy jednymi z pierwszych Klientów - a to może mieć wpływ na jakość tej obsługi.
Niewielka odległość i dobry dojazd z siedziby firmy do biura pozwalają oczywiście na minimalizację czasu potrzebnego na dotarcie co miesiąc do biura z dokumentami (zwłaszcza, jeśli biuro wymaga tego od przedsiębiorcy), ale powinno też oznaczać, że większość klientów biura znajduje się w obszarze działania tego samego Urzędu Skarbowego, co sugeruje że biuro doskonale wie, jak współpracować z tym konkretnym Urzędem Skarbowym w każdej dziedzinie. W chyba każdy się zgodzi, że to bardzo istotna kwestia.
To kryterium jest możliwe do zastosowania dopiero przy bezpośrednim kontakcie z osobą, która w przyszłości będzie współpracować z nami, jednak często już przy pierwszym spotkaniu jesteśmy w stanie ocenić, czy osoba ta jest sympatyczna, czy łatwo nam się porozumieć, czy jest szczerze zainteresowana rozwiązywaniem problemów klientów, czy mówiąc wprost "nadaje na tych samych falach".
Nie wspominałam tutaj o tak podstawowych sprawach jak właściwe zezwolenia i licencje, czy też posiadanie przez biuro rachunkowe polisy ubezpieczenia OC. Ale takie dokumenty powinno posiadać każde z analizowanych przez nas biur i brak któregokolwiek z nich powinien od razu dyskwalifikować takie biuro z dalszej analizy.
Oswojone Podatki - Twoje Biuro Rachunkowe we Wrocławiu